Infos und Tipps zur Kündigung des Mail Service

 

Viele Privatpersonen und Geschäftsleute freuen sich über die Einrichtung Ihrer E-Mail Adresse für Privat und Beruf. Aber gerade bei Firmen kann dies zum Problem werden, wenn es zu einer Geschäftsaufgabe kommt. Wie wird man also den Mail Service wieder los? Oder wie kündige ich meinen Vertrag, wenn ich mit dem Mail Service nicht mehr zufrieden bin?

 

 

Was versteht man unter Mail Service


Unter einem E-Mail Anbieter versteht man ein Internetunternehmen, welches über ein Mailserver verfügt. Der E-Mail Anbieter kann dadurch Privatpersonen oder Geschäftsleuten über den vorhandenen Mailserver E-Mail Konten anbieten.

 

Warum den Mail Service Vertag kündigen?


Warum ein Mail Service Vertrag abgestoßen wird, kann vielerlei Ursachen haben. Manche Mail Service Nutzer sind mit dem geleisteten Angebot einfach nicht mehr zufrieden, weil gravierende Störungen auftreten. Wendet dieser Nutzer sich dann an den Support, verbringt er mehr Zeit in der Warteschleife als das sein Problem behoben wird. Ist ein Vertragsnehmer Kunde für Webhosting und hat einen Vertrag für einen E-Mail Service, wird diese beispielsweise bei Firmenauflösung nicht mehr benötigt. Die meisten Gründe liegen allerdings in der Unzufriedenheit der einzelnen Kunden, die auf Grund des abnehmenden Preis- Leistungsverhältnisses ihre Verträge auflösen.

  • „versteckte“ Kosten, Gebühren
  • monatliche Gebühren können nicht mehr gezahlt werden
  • allgemein unzufrieden mit der Qualität oder schlechter Kundenservice

 

Was gilt es, bei der Kündigung zu beachten?


Das wichtigste ist es, dass Sie Ihre Kündigung nicht kurz vor knapp schreiben und versenden. Die Kündigungsfrist beträgt, wenn in den AGBs nichts anders geregelt ist, drei Monate zum Vertragsende. Bei manchen Vertragsanbietern zählt allerdings nicht der Poststempel der Kündigung, sondern das Datum an dem die Kündigung bei dem Unternehmen eingegangen ist. Wenn Sie also Pech haben, senden Sie zwar Ihre Kündigung doch noch rechtzeitig ab, aber sie trifft letzten Endes zu spät beim Mail Service Anbieter ein. Dies kann der Fall sein wenn Feiertage unglücklich fallen oder bei Streikmaßnahmen des Postdienstleisters.

Sowohl Ort als auch Datum sind nicht wichtig zur Bestimmung des Kündigungszeitpunkts. Wie Sie gerade gesehen haben, ist dies allerdings nur bedingt der Fall. Es hängt jeweils von den einzelnen Vertragsbedingungen ab. Bei der Adresse des Mail Service Anbieters ist es besonders wichtig den Firmennamen und etwaige Firmenzusätze vollständig auszufüllen und am optimalsten ist es die zuständige Abteilung dazu zuschreiben, beispielsweise „Kundenservice“. Für (den seltenen) Fall, dass Sie einen persönlichen Ansprechpartner bei Ihrem Mail Service Anbieter haben und sicherstellen möchten das auch der Richtige Ihre Kündigung erhält, können Sie auch „zu Händen von …“ oder „persönlich an…“ auf dem Umschlag schreiben. Damit sich die Kontrolle, bei großen Anbietern nicht verzögert und die Kundenabteilung Ihre Kündigung so schnell wie möglich bearbeiten kann, ist es von höchster Priorität die Vertragsnummer mitanzugeben.

In einem Abschnitt sollten Sie darauf hinweisen, dass Sie um eine schriftliche Eingangsbetätigung Ihrer Kündigung ersuchen. Hierfür wird in Ihrer Kündigung nicht nur Ihre eigene Adresse angegeben, sondern am besten noch Ihre Haupt- E-Mail Adresse. Warum Sie Ihren Vertrag kündigen brauchen Sie nicht grundlegend mit anzugeben, es sei denn, es handelt sich um besonders gravierende Gründe. Letzteres beispielsweise wäre der Fall beim Ableben des Vertrag Nehmers, wenn Sie, als Bevollmächtigter, für einen verstorbenen Angehörigen kündigen.

  • Schriftform zwingend erforderlich
  • handschriftlich Unterzeichnet bzw. Digitale Signatur
  • Kündigungsgründe nur in besonderen Fällen anzugeben

 

Wie ist die Kündigung aufgebaut?


Bei Ihrer Kündigung für den bestehenden Mail Service Vertrag gibt es ein paar Details zu berücksichtigen, damit diesem Wunsch auch entsprochen werden kann. So ist es von Bedeutung darauf Wert zu legen, dass folgende Punkte unbedingt berücksichtigt werden:

•    Ort und Datum
•    Anschrift des Mail Service Anbieters
•    Vertragsnummer
•    E-Mail Adresse
•    Name, Vorname
•    Anschrift
•    Telefonnummer,
•    Kündigungszeitpunkt
•    keine Kundenrückgewinnung erwünscht
•    eigenhändige Unterschrift bzw. Digitale Unterschrift

Wenn Sie den Mail Service Vertrag für einen verstorbenen Angehörigen aufkündigen müssen, sollten Sie als Bevollmächtigter, noch eine Kopie der Sterbeurkunde und eine Kopie Ihrer Vollmacht mitsenden.

 

An wen muss ich mich wenden, wenn ich meinen Vertag kündigen möchte?


Der erste Weg bei der Kündigung Ihres Mail Service Vertrags, führt Sie direkt zu dem Bereitsteller des Services. Die Kündigung kann je nach Anbieter schriftlich oder auch per Vordruck aus dem Internet erfolgen. Alle benötigten Details können Sie auch dem Mail Service Vertrag angehängten allgemeinen Geschäftsbedingungen ableiten.

 

Was passiert im Anschluss?


Nachdem bei Ihrem Server Hosting Anbieter die Kündigung eingegangen ist und diese geprüft und bearbeitet wurde, wird Ihnen in der Regel eine Kündigungsbestätigung zugestellt. Diesem Schreiben können Sie dann entnehmen zu welchem Datum Ihr Vertag endet. Des Weiteren werden Sie darüber belehrt, wie es sich mit Ihrem Kundenkonto verhält. Sollte Ihr Vertragskonto ein Minus aufweisen, müssen Sie dieses umgehend auszugleichen. Im besten Falle weißt Ihr Konto ein Plus auf, welches Ihnen nach der Bearbeitung auf Ihr Konto zurücküberwiesen wird.

Die meisten Anbieter versuchen Ihre Kunden mit vermeintlich lukrativen Angeboten zurückzuholen, beachten Sie die Kundenrückgewinnung einfach nicht oder schreiben Sie in Ihre Kündigung hinein, dass von solchen Maßnahmen bei Ihnen abgesehen werden soll. Denn denken sie daran, dass Sie sich ansonsten wieder über mehrere Monate binden und wenn Sie Pech haben, gilt dieser Mail Service Vertrag dann auch noch als Neuvertrag und läuft wieder über mehrere Jahre.

 

Wichtig zu beachten


Die meisten Verträge verfügen über eine Mindestlaufzeit von 12 bzw. 24 Monaten, kündigen Sie nicht pünktlich, verlängert sich der Vertrag automatisch um weitere 12 Monate.

 

Fazit:


Schon bevor Sie einen Mail Service Vertrag abschließen, lesen Sie sich bitte unbedingt die Kündigungspassgen Ihres Vertrages genauestens durch. Neuverträge haben in der Regel eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten und Vertragsverlängerungen von zwölf Monaten. In beiden Fällen besteht eine Kündigungsfrist von drei Monaten zum Laufzeitende, wenn durch die AGBs nicht anderes geregelt ist. Nach Ablauf der in den AGBs geregelten Kündigungsfrist verlängert sich der Vertrag automatisch um weitere zwölf Monate. Die Vertragskündigung erfolgt zwingend schriftlich, kann aber je nach Anbieter variieren. Die meisten Anbieter bieten Onlineformulare an die direkt ausgefüllt und versendet werden können (denken Sie ggf. an Ihre Digitale Signatur!). Handelt es sich um eine ordnungsmäßige Kündigung, brauchen Sie keinerlei Angaben über den Beweggrund Ihrer Kündigung zu machen.

Als Kündigungszeitpunkt können Sie einfach „Fristgerecht zum“ oder „zum nächst möglichen Termin“ anführen. Damit Sie einen Beleg über die Abgabe der Kündigung erhalten, senden Sie diese per Einschreiben mit Rückschein. Dies kostet mittlerweile zwar etwas mehr Briefporto, aber Sie können so sicher stellen, dass Ihr Schreiben dem Anbieter auch zugestellt wurde. Letztendlich können Sie die Kündigung auch persönlich bei einer Zweigstelle in Ihrer Nähe abgeben. Lassen Sie sich aber auch in diesem Fall eine Bestätigung für die Übergabe aushändigen. Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, weil der Anbieter der Ansicht ist, dass er Ihre Kündigung nicht zur rechten Zeit erhalten hat, haben Sie immer einen adäquaten Nachweis.

 

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